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湖南生物机电职业技术学院阳光服务大厅

根据上级有关文件精神,结合学院实际,在学院党委行政大力支持下,学院相关职能处室的积极配合下,2014年9月初,学院东湖校区阳光服务大厅改扩建初步完工,目前处于正式运行阶段。该厅以阳光服务理念为中心、公开透明为主线、贴心温暖为宗旨、便民服务为指导思想,深化服务理念,创新服务方式,竭力构筑“零阴影”服务体系。

一、阳光服务大厅概述

  该厅总投资100万元,主要包括原多媒体教室的改扩建50万元、设备添置30万元、网络布线10万元、阳光宣传10万元。该厅主要开设有行政报账、行政出纳、教辅报账、项目报账、产业报账、学费出纳、学费缴退、学籍查询、资助办理等九大窗口。

二、阳光服务大厅实例图片展示


    

三、各项规章制度、管理办法健全表述

  (一)建立了工作人员行为规范

  为推动该厅的规范化建设,全面提升服务意识,为学院广大师生员工提供优质服务,已制定如下行为规范:

  1.工作人员要自觉遵守法律法规、公民道德和阳光服务大厅各项规章制度,认真履行岗位职责,廉洁自律、恪尽职守、勤政为民,切实维护该厅工作人员的群体良好形象。

  2.工作人员要着装整洁,文明礼貌。实行挂牌上岗、挂牌服务。要微笑服务广大师生员工,杜绝一切不文明的行为。

  3.工作人员必须坚持文明用语,语言表达要清晰,不得高声喧哗,不得以任何理由跟广大师生员工争吵。

  4.工作人员要热情接待广大师生员工,对不熟悉有关程序的要耐心讲解。实行首问负责制,自己能办理的积极办理,遇到不能办理或不熟悉的业务和事项时,要热情地将其介绍和引导到有关人员处解决或办理,不得推诿。直到广大师生员工满意为止。

  5.上班时间不得擅自离岗串岗、聚众聊天;不得在办公场所吸烟;不得长时间会客;不得在办公时间从事与工作无关的任何上网行为。下班后要关闭触摸查询机、LED显示屏、电脑、打印机等,切断电源。

  6.学院督导处和学院纪检监察室对规范化服务进行检查和监督。对检查中发现的问题,及时采取措施加以解决,把检查结果和考勤情况作为考核窗口工作人员的重要依据。

  7.工作人员要严格遵守保密纪律,保障广大师生员工的合法权利,对广大师生员工的举报投诉事项,严防泄密。

  (二)建立了服务事项受理登记台帐制度

  为推动该厅的规范化建设,在遵守有关规章制度的前提下,最大限度提高效率意识,为学院广大师生员工提供优质服务,已制定如下办理事项登记台帐制度:

  1.扎实推进服务事项受理,规范办理事项登记备案,强化岗位职责。

  2.本服务事项受理登记台帐适用于上述九大窗口。

  3.对于财务报账事项,特别是行政报账窗口、行政出纳窗口、教辅报账窗口、项目核算窗口、学生缴退窗口实行限时限责制。自接到有关报账凭证之日起,有问题的三个工作日之内反馈给报账当事人,没问题的十五个工作日处理完毕。

  4.登记台帐要如实填写,不弄虚作假,不缺项漏项,不延时推拖,内容规范,字迹工整,填写方式包括部门预算查询软件财务审批后的各类经费查询(电子填写方式)、工资薪酬查询软件网上审批后的各类人员经费查询(电子填写方式)。

  (三)建立了请销假等内部控制制度

  结合学院层面《教职工请假规定及审批流程》等有关制度,现就该厅请销假内部控制制度表述如下:

  1.《教职工请假规定及审批流程》原文如下:

  (1)请假类型

  1.1事假

  教职工请事假要从严控制。请事假一般要有具体理由和相关证明(如电报、电话、信件、报告等),一般连续请事假不得超过15天。

  参加非学院指令性的业余学习、各类培训班、报考研究生等有关的听课、复习、考试等占用上班时间的,按事假处理。

  教职工在上班时间请事假出国探望子女,从出国之日起停发工资和一切福利待遇。

  1.2病假

  教职工请病假原则上应有医院的证明。职工连续请病假一个月以上、恢复工作不足一个月而又请病假的,前后两次病休时间累计为“连续病休”时间。因病半休的时间,每两个半天折算为一天。连续跨学期病休者,寒、暑假应视为病假。

  教职工连续病休超两个月的,从第三个月起按国发[1981]52号、[1986]77号和湘人发[1981]37号等有关文件规定与工资挂钩。

  1.3探亲假

  根据国发[1981]36号文件规定:未婚职工探望父母、已婚职工探望配偶每年给假一次,分别为20天和30天,车船费可予报销。已婚职工探望父母(不包含岳父母和公婆),每四年给一次假,可在四年中的任何一年享受,假期为20天,往返车船费,超过本人标准工资30%以外的部分可以报销。参加工作不满一年,或见习期、学徒期未满尚未转正的职工,不享受探亲假,下半年转正的职工次年才可以享受探亲假。探亲假的计算,应包括其间双休日和节假日,探亲路途较远的,适当给予路程假。鉴于学校工作的特殊性,教职工的探亲假应安排在寒暑假进行,其他时间原则上不给假。

  1.4婚假

  根据有关文件规定,教职工婚假为三天,晚婚(迟于法定年龄三年以上)者可另增加婚假十二天。婚假应包括双休日和节假日,寒暑假期间结婚的,不再给假,结婚时因各种原因未能休假的,以后不再补假。

   1.5产假(节育假)

  根据有关文件规定:正常产假为98天,双生和难产可另增加15天,产假期间领取独生子女证的增加产假30天,属于晚育(24岁以上生育),可再增加产假30天。产前保胎休息与产后休假合并计算产假。

  实施节育手术(如人工流产、结扎、上环等)的职工,凭医院证明享受节育假,小产不满4个月的休假15—30天,4个月以上休假42天。

  1.6丧假

  职工直系亲属(父母、岳父母、公婆、配偶、子女)逝世,一般给丧假三天,丧事在外地料理的,可适当给予路程假。

  (2)教职工请销假的流程及有关要求

  2.1教职工因个人原因需要暂时离开工作岗位必须履行请假手续。由个人写出书面报告,按管理权限和程序报批:一般职工请假3天(含第三天)以内由本部门负责人审批;一般职工请假3天以上,由处室负责人签署意见后报主管院领导审批;副处级和副院级干部请假应分别报院长、书记审批;院长、书记请假应相互告知并通知办公室。

  上述请假须报人事处备案,假期届满后上班应分别向批假人和人事处销假。

  2.2各单位要严格请销假制度,完善请销假手续,建立登记台帐。有关探亲车船费的报销由学院人事处审批。

  2.3教职工的旷工、事假、病假按学院《绩效工资改革实施办法》中职工考勤考绩规定处理。

  2.4教职工未经批准擅离工作岗位,或无正当理由未批准续假而超假者,按旷工处理。

  2.该厅具体请销假审批流程如下:

  (1)对应于计划财务处的7大岗位窗口工作人员,如存在请假、销假、病假等事项,首先报分管科长审批,再报分管处领导审批,时间超过三天的要按学院审批程序审批。

  (2)对应于学生工作处的学生资助岗位窗口工作人员,如存在请假、销假、病假等事项,首先报分管学生工作的科长审批,再报分管处领导审批,时间超过三天的要按学院审批程序审批。

  (3)对应于教务处的学籍管理岗位窗口工作人员,如存在请假、销假、病假等事项,首先报分管教务的科长审批,再报分管处领导审批,时间超过三天的要按学院审批程序审批。

  (四)建立了服务事项的监察监督制度

  根据上级有关文件精神,结合学院实际,该厅就服务事项的监察监督制度要点表述如下:

  1.学院纪检监察室作为该厅监察监督的职能处室。

  2.上级有关财经制度作为该厅监察监督的法律依据。

  3.该厅24小时监控设备作为监察监督的现场证据收集的工具。

  4.服务事项的监察监督纳入部门督导考核体系。

  5.通过设置院长信箱、网络投诉等多种方式实施检察监督。

  6.各岗位窗口设置岗位职责及服务承诺。

  (五)建立了工作人员日常管理和考核制度

  1.思想作风(20分)

  思想作风正,大局观念强,服务态度优,遵规守纪好,得20分。有不文明言行,经查实,每次视情节扣1-2分;不佩证上岗,每次扣5分;不服从指挥,协助办理事项不积极、不主动,视情节每次扣2-3分;服务对象反映窗口工作人员有吃、拿、卡、要等不廉洁行为,经查实,除以零分计算外,报请有关部门严肃处理。

  2.业务技能(20分)

  了解大厅工作运行程序和管理制度,熟悉岗位业务知识,具有较高的政策水平和胜任本职工作的能力,得20分。不能及时、准确地解答服务对象咨询的问题,服务对象不满意的,每起扣2分;政策、法律、法规运用不当,造成严重后果的,视情节每起扣5-10分;不能严格按照有关管理办法办理业务,每次扣2分;岗位工作协调不力,影响其他部门和服务对象正常开展工作的,每起扣3分;文字材料不规范或遗失,传递不及时,办事效率低,每件次扣2分;进厅服务事项在厅外办理、收费,每件次扣5分;擅自提高收费标准、增加收费项目或“搭车”收费的,每件次扣4分;不能在承诺时限内按要求办结应独立完成的事项,每件次视情节扣3—10分外。  

  3.遵规守纪(20分)  

  严格遵守各项管理制度,无违纪违规行为,得20分。迟到、早退每次扣1分,擅自离岗,每次扣1分;旷工每小时扣1分。政治、业务学习迟到,每次扣1分,缺席,每次扣5分;例会迟到,每次扣2分,缺席,每次扣2分;窗口脏、乱、差,每次扣1-2分;工作时间不在岗或不按大厅规定办事,每次扣1-5分。因工作人员不负责任导致不安全事故或公共财物损坏、丢失,除视情节扣2—10分外,按有关规定赔偿。  

  4.工作实绩(40分)  

  高质量完成各项任务,按时办结服务事项,工作成绩显著,骨干作用突出,得40分。办理事项准确率达100%,得15分,办理结果有差错,每件次视情节扣2-5分;受理服务事项的按时办结率达100%,得15分,办结率每下降1个百分点,扣2分;服务对象对服务态度和办理结果满意,得10分,不满意的,经查实,每件次视情节扣2-3分;表扬或批评服务质量或办事效率低下的,每件次加减2分。    

  5.考核办法:  

  1、考核工作以各类统计资料和平时定期检查、不定期抽查情况为依据,由分管处室领导进行处室日常考评、并报学院相关职能处室,作为年度考核的重要依据之一。  

2、成立以计划财务处处长、学生工作处处长、教务处处长为组长的考评工作领导小组,具体负责考核结果的审定。

四、阳光服务大厅建设成效

阳光服务大厅自9月份建成以来,始终按照上级有关部门的要求,贯彻落实各项规章制度及管理办法,取得了初步成效。一是阳光服务大厅工作人员的服务意识和效率意识得到大幅度提高,据有关部门统计,从大厅建成以来,投诉率下降达90%。二是业务技能得到加强,能够准确解答服务对象咨询的问题,文字材料规范,熟练掌握工作职责,出错率为0。三是严格执行各项收费标准,阳光公开透明,无任何违规事件发生。

 

五、阳光服务大厅建设创新点

1)及时改建了学院多功能阳光服务大厅

该厅改建工作目前基本到位,进入试运行阶段,并以此为契机,及时进行岗位职责调整,进一步强化了该九大窗口的分类服务意识:即行政报账、行政出纳、教辅报账、项目报账、学费缴退、学费出纳、产业收缴、学籍管理、学生资助等。

2)有效开发了学院薪酬性收入查询系统

结合学院教职员工的普遍要求,为解决了多年来教职工收入发放明细不清的问题,开发了各类薪酬性收入网络查询系统,该系统目前已进入调试期,拟于10月底进行运行操作。

3)稳步推进了学院后勤一卡通信息化进程

在上级主管部门、商业银行、学院各部门的大力支持下,学院后勤一卡通信息化取得了阶段性成效。及时整合了集学杂费缴纳、奖助学金发放、内部餐饮消费与超市购物、信息查询、图书借阅、校园门禁和宿舍热水消费等多项功能于一卡的后勤信息化体系。

4)采取了多种宣传方式进行财务宣传

为全面提升学院计划财务处全体财务人员的服务意识、效率意识及宣传意识,主要采取了阳光服务大厅LED显示宣传、财务宣传触摸查询机网页全面改版等多种方式,旨在全面宣传处室相关财经制度,让全院广大师生员工全方位了解财经政策,以求整体工作作风再上新台阶。