第一章  前言

团员档案管理制度是团员档案的建立、管理和使用的有关制度。做好团员档案管理工作，可以使团组织对每个成员的情况有一个基本了解，有利于对团员的教育和管理。为了加强我院团员档案工作业务建设，不断提高档案管理水平，提高团委工作效率和工作质量，特制定本制度。

第二章  团员档案的主要内容

（一）入团志愿书。

（二）团员在校期间奖惩情况登记表。

（三）团员寒暑假社会实践情况登记手册。

（四）其他团内相关资料。

第三章  转接制度

第一条  新生团员档案的转接：

（一）新生团员在入学后必须在规定的时间内及时地将其团员档案上交到系团总支办公室进行团组织关系的转入。

（二）对于通过邮政转递的团员档案，系团总支应及时做好转接工作。

（三）系团总支应对所有转接的新生团员档案记录备案。

第二条  团员因毕业、升学等原因离开原单位时，其档案应及时转递：

（一）毕业或转学（转出）由团委统一办理转出手续。

（二）转出手续办理好后，应各系团总支密封后交给毕业班的辅导员老师，再由辅导员老师转交给团员本人。

第四章  归档制度

第三条  新生、插班生团员的组织关系必须在系团总支规定的时间内收集、整理、归档。

第四条  系团总支建立档案资料柜，由档案管理人员将需要归档的材料加以系统的整理分类，建立团员档案盒及团员登记簿。

第五条  需要归档的材料包括入团志愿书（即团籍），此外，团员、团干在校期间的表现所受的奖惩，必须建立档案，归入团员档案。

第六条  团员证遗失，以系团总支为单位进行登记，注明其入团时间、地点、团员编号，统一到院团委补办。

第五章  管理制度

第七条  管理时间从团员关系转入本院团组织之日起（在我院申请入团的的团员从批准入团之日起），至团员组织关系转出我系之日止。

第八条  团员档案的管理工作有专人管理，根据团员数量变动情况，定期核查整理，确保无缺漏、遗失、损坏等情况。

第九条  档案材料要有专室或专柜保管，保管人员要随时清理检查。

第十条  档案室要做到防尘、防火、防霉变、防虫蛀、鼠咬、避光直射。

第十一条  档案管理人员要做好保密工作，不准私自摘引秘密文件和摘抄档案材料的内容。

第十二条  档案管理人员变动时，要对所保管的档案进行清查，核对无误后方可办理交接手续。                   

第六章  借阅制度

第十三条  凡因工作需要查档案，一般在档案室查阅，如需借出，须办妥手续后方可借出，并在2—3天内归还。

第十四条  借阅档案，必须履行登记手续，填写借阅登记及档案利用效果。

第十五条  查阅或需摘录机密档案，须经领导批准，并在指定地点查阅，不得翻阅其他无关材料。

第十六条  借阅档案必须妥善保管，爱惜使用，禁止私看折卷，抽页，随意涂改做记号，不得擅自复制、转借他人或单位，一经发现严肃处理。

第十七条  凡未经整理、登记完毕的档案，一律不外借。                                       

                         共青团湖南生物机电职业技术学院委员会

                  二〇一二年九月