第一条 学生档案是学生在校期间政治、思想、品德、学习等方面的真实记录。为了规范学生档案管理，保证档案资料齐全、完整和安全，为用人单位提供可靠依据，结合学院实际制定本制度。

第二条 学生处负责收集、汇总、分类、整理、管理学生在校期间政治、思想、学习、考试、考核、奖惩等方面材料，并如实填写、登记、归档，以保证档案资料的系统、完整。

第三条 学生档案归档材料含：学生各种登记表、学籍登记表、奖励处分材料、军训成绩、入党、入团相关材料、计划内学生高考成绩单、体检表及相关材料。

第四条 借阅查档必须持单位证明、亲属身份证和相关有效证明及持有公安证件等，经学生处处长同意。

第五条 领取档案必须持本人毕业证书，毕业证无误按要求登记签字后方可办理。

第六条 用人单位调档必须有用人单位调档函件，档案管理人员认真登记后方可发出学生档案。

第七条 委托他人领取档案，必须持委托人的毕业证书和有委托人签发的书面委托书。特殊情况经学生处处长和主管档案人员同意可领取。

第八条 学院同意退学的学生档案，经请示主管领导同意后按有关规定办理。

第九条 档案室要符合防火、安全、保密等要求，并有明显标识。

第十条 档案室日常要做好防尘、防潮、防鼠、防虫蛀、防干燥等工作。

第十一条 档案编排要科学有序，按系（部）、年级、班级摆放，便于查找和管理。

第十二条 档案管理人员要按归档要求，对未归档的材料及时催收，对破损材料尽力粘贴修补，以保证所有档案材料完整、齐全。

第十三条 档案柜架要统一编号，柜内档案编号以班级号为准，并编制检索索引方便日常利用和科学管理。

第十四条 档案室门、柜钥匙由专人管理，不得随意乱放或借给他人。人员变更时，要办理严格的交接手续。

第十五条 档案管理人员要忠于职守，坚持原则，遵守保密规定，不断提高档案管理专业知识和业务能力。

第十六条 学生档案收费标准：应届毕业生免收两年档案费，第三年开始每月收取五元档案管理费。按学期统计档案收取费，经档案管理人员核算后两人签字，处领导签字，缴入学院财务处。

第十七条 本制度由学生工作处负责解释。